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Le chef d'orchestre de vos projets de déménagement
Le blog de la société
Votre entreprise déménage ? Réalisez un état des lieux de vos infrastructures technologiques.
Nombreuses sont les entreprises qui renoncent à déménager à cause de l’infrastructure technologique qu’elle dispose. Pourtant, cela ne devrait pas représenter de difficultés. Un déménagement d’entreprise n’est réussi que s’il est préparé en amont. Pour partir sur de bonnes bases et tirer avantage des nouveaux locaux, il est essentiel de réaliser un état des lieux des infrastructures technologiques actuelles. Dans cet article, nous abordons les raisons qui expliquent l’importance de faire un état des lieux avant tout déménagement.
Comment préparer le déménagement de ses infrastructures ?
Tout déménagement s’anticipe en faisant la différence entre le matériel dont vous disposez, celui que vous utilisez actuellement et celui nécessaire pour votre développement post-déménagement. Il est important de savoir que les besoins que vous rencontrez aujourd’hui ne seront peut-être plus les mêmes demain.
Pour ce faire, il est essentiel de réaliser un audit du système d’information de votre entreprise. Recensez les outils que vous utilisez, les contrats en cours et les dépenses en termes d’outils technologiques.
- Est-elle suffisamment dimensionnée ?
- Comment se développe-t-elle ?
- Qui a accès à mes systèmes d’information ?
- Mes outils sont-ils sécurisés ?
En listant les outils et process actuellement en place, la réalisation de cet audit vous permettra de savoir si votre infrastructure est capable de supporter un déménagement.
Qu’est-ce qu’un audit informatique ?
Un audit informatique consiste en un examen approfondi de l’ensemble de l’infrastructure informatique d’une entreprise. L’objectif est d’identifier et d’analyser les potentiels risques liés à son environnement numérique. Un audit informatique a également pour but de comprendre si les outils, ressources et processus informatiques actuels sont efficaces pour le développement de l’entreprise.
Pour réaliser un audit informatique, il est important de prévenir l’ensemble des parties prenantes à l’entreprise pour que tout le monde soit sur le même niveau d’information. Muni de tous les documents nécessaires (contrats de service, contrat de fournisseur internet, politique de sécurité…), vous allez pouvoir réaliser l’inventaire de tous vos outils informatiques et identifier les difficultés ou problématiques rencontrées.
Pourquoi réaliser un audit technique et technologique ?
Déménager vous donne l’opportunité de renouveler vos outils informatiques. La réalisation d’un audit technique et technologique vous permettra alors de dresser une liste complète des outils obsolètes ou non utilisés par l’entreprise. Par exemple, si la salle de serveur s’avère être vieillissante pour l’activité que vous allez mener demain, profitez du déménagement pour faire des évolutions de vos équipements en les remettant à neuf. C’est l’occasion de faire face aux évolutions technologiques et techniques présents dans votre environnement. Mesurez le taux d’utilisation de vos équipements et profitez du déménagement pour les actualiser.
La réalisation d’un audit vous demandera de ressortir tous les contrats signés depuis votre installation dans les locaux actuels : fournisseur internet, location de véhicules de services, forfaits mobiles… Un déménagement impose forcément de redéfinir les contrats que vous avez actuellement avec vos fournisseurs et autres interlocuteurs. C’est donc l’occasion de dépoussiérer les vieux contrats pour faire évoluer votre système d’information et s’engager sur des contrats sécuritaires et conformes aux normes actuelles.
Un autre avantage à la réalisation d’un audit est d’avoir une vision globale des outils actuellement utilisés et de faire un point sur leur conformité à la sécurité et aux normes actuelles.
Par exemple, il peut arriver lors d’un déménagement qu’une entreprise se rende compte au dernier moment qu’elle dispose de 3 fibres. Optimiser au mieux l’informatique en amont vous permettra de mieux piloter votre infrastructure lors du déménagement.
Réaliser un listing des outils techniques et technologiques utilisés actuellement vous permettra de les remplacer par des versions plus récentes, et ainsi moderniser votre système informatique. L’intérêt de cette démarche est de bénéficier d’outils plus modernes et puissants. Investir dans un équipement faisant preuve de renouveau peut s’avérer être un véritable avantage concurrentiel sur votre marché.
Qui dit équipements récents dit optimisation des coûts. Faire évoluer ses outils par des solutions plus performantes, comme le réseau, impactera positivement vos dépenses. Après avoir passé de nombreuses années dans les mêmes locaux, nettoyer et mettre à jour vos process actuels vous permettra de partir sur des solutions plus pérennes et évolutives.
Enfin, la réalisation d’un audit technique et technologique vous amène à réfléchir sur l’espace de stockage nécessaire en termes de réseau et de futurs locaux.
COLEG dispose d’une réelle expertise en termes de pilotage informatique. Un déménagement s’anticipe et il est parfois plus judicieux de s’entourer de personnes stratégiques pour le mener correctement. Bénéficiez du savoir de COLEG pour votre déménagement d’entreprise. Contactez-nous !
Déménagement d’entreprise : quelles actions mettre place pour assurer le bien-être de mes collaborateurs ?
Lors d’un déménagement d’entreprise, l’ensemble des salariés et collaborateurs vont voir leurs habitudes et conditions de travail évoluer. Nombreuses sont les personnes qui ne se familiarisent pas avec le changement de routine, cela peut représenter un réel bouleversement pour elles. Quand certains verront ce changement comme un nouveau départ, d’autres batailleront à sortir de leur zone de confort. Dans cet article, nous allons aborder les actions à mettre en place pour s’assurer que le bien-être au travail de vos salariés et collaborateurs prime sur votre stratégie de déménagement d’entreprise.
Quelles questions se poser avant de modifier les habitudes de travail de vos équipes ?
La nouvelle a été annoncée à l’ensemble de vos salariés et collaborateurs, votre entreprise va déménager ses locaux. Aux yeux de vos équipes, vous êtes le seul responsable de ce changement. C’est pourquoi, il est essentiel de mener à bien ce projet en répondant aux besoins et attentes de tous. Un déménagement s’anticipe, se prépare et chaque facette doit être étudiée.
Tout déménagement d’entreprise provoque du stress. La transformation du cadre de travail de vos équipes doit prendre en compte une liste assez conséquente d’actions à mettre en place. C’est pourquoi nombreuses sont les entreprises concernées qui omettent certains aspects d’un déménagement. Et pourtant, la liste des prérequis doit être absolument étudiée afin de s’assurer que l’ensemble des salariés s’épanouissent dans les nouveaux locaux.
Voici un listing de plusieurs questions à se poser avant de lancer une stratégie de déménagement d’entreprise :
- Environnement :
- Où vont se trouver les prochains locaux ? En centre-ville ? En zone industrielle ? En campagne ?
- Il y aura-t-il des espaces verts à proximité pour en profiter lors des moments de pause ? (Balade, déjeuner à l’extérieur lors des beaux jours)
- Commodités :
- Des services de restauration sont-ils disponibles à proximité et faciles d’accès ? (Restaurants, cantines, supermarchés, boulangeries)
- Les nouveaux bureaux disposeront-ils d’une salle de sport à proximité ?
- Trajet maison/bureau :
- Les nouveaux locaux sont-ils faciles d’accès ?
- Pourra-t-on prendre les transports en commun pour s’y rendre ?
- Sera-t-il possible de s’y rendre à vélo, en trottinette, à pied ?
- Quel sera le temps moyen du trajet maison/bureau ?
- Comment est la circulation sur la route pour s’y rendre ?
- Cadre de travail :
- Les bureaux seront-ils individuels ou s’agira-t-il d’un open space ?
- S’il agit d’un open space, quelles seront les nuisances sonores ?
- Des salles de réunion sont-elles prévues ?
- Comment seront exposés les bureaux ?
- Services internes :
- Les nouveaux locaux disposent-ils d’une salle de restaurant ?
- Le parking sera-t-il assez grand pour accueillir l’ensemble des salariés et collaborateurs ?
- Le parking dispose-t-il d’un espace vélo ?
Étudiez les besoins et attentes de vos collaborateurs.
Dans un précédent article, nous abordions l’importance de prendre en compte les besoins et attentes des salariés dans votre stratégie de déménagement. La recherche du futur lieu doit prendre en compte les habitudes de vie et de consommation des salariés ainsi que leurs conditions de travail.
Pour ce faire, nous vous recommandons de réaliser un état des lieux de leurs attentes. Intéressez-vous à l’expression de leurs besoins : Qu’attendent-ils d’un déménagement ? Que recherchent-ils ? Un déménagement d’entreprise peut avoir un impact important sur la vie de vos équipes et leur taux d’engagement : Quelles actions mettre en place pour maintenir un bon taux de satisfaction de leur part ?
Premier exemple, rapprochez-vous du service RH pour réaliser une étude du temps de trajet de vos salariés. S’interroger sur le temps moyen mis par vos salariés pour faire le trajet maison/bureau vous permettra de comparer leurs habitudes actuelles avec celles du futur site.
Pour maintenir un taux de satisfaction correcte sur le sujet, les collaborateurs doivent conserver un temps de transport par jour acceptable.
Autre exemple, faites un listing des services utilisés autour de la société. Vos salariés utilisent-ils les transports en commun pour se rendre sur leur lieu de travail ? Vont-ils à la boulangerie le midi pour chercher à manger ? Sont-ils contents de pouvoir bénéficier d’un parc à côté des bureaux pour s’aérer pendant leur pause du midi ? Nombreuses sont les questions à se poser pour prendre en compte les différents facteurs de satisfaction de vos salariés.
Si aujourd’hui vos collaborateurs ont l’usage de certains services, ou en expriment le besoin, assurez-vous que le nouveau site permet leurs utilisations. Pour ce faire, tout passe par l’étude des attentes et besoins de vos équipes.
Modérez le taux de satisfaction et d’engagement de vos équipes.
Il est vrai que la liste des attentes et besoins de chacun peut être longue. Surtout quand l’entreprise qui déménage est composée d’une centaine de salariés. Si vous n’êtes pas en mesure de satisfaire la totalité de vos équipes, assurez-vous de trouver un moyen pour compenser les services manquants.
Si vos collaborateurs observent une perte au niveau de leurs habitudes, réfléchissez aux actions que vous pouvez mettre en place pour équilibrer l’accès aux services.
Imaginons que les locaux de votre entreprise déménagent sur un nouveau site. Vous bénéficiez d’un espace beaucoup plus grand et d’une visibilité plus importante puisque vous êtes sur un axe de route stratégique. En revanche, aucune boulangerie ou supermarché n’est accessible à moins de 10km. On y trouve seulement des restaurants et la formule du jour est plutôt élevée. Vos équipes, qui avaient l’habitude de verser 7€ pour un menu sandwich/boisson/dessert dans une boulangerie, vont devoir rajouter 5€ de plus pour un menu du jour dans un restaurant.
Si aucune action n’est mise en place pour accompagner vos salariés sur ce changement, il est fort probable que leur taux de satisfaction baisse. En revanche, si vous prenez en compte les coûts supplémentaires en augmentant la valeur de leurs tickets restaurants ou si vous faites appel à des foodtruck, vos salariés se sentiront soutenu et vous maintiendrez leur taux d’engagement. Un déménagement d’entreprise peut provoquer un réel bouleversement sur les habitudes et conditions de travail de vos salariés et collaborateurs. Pour s’assurer que leur taux d’engagement ne baisse pas, il est très important de faire un état des lieux de leurs habitudes et attentes.
Il n’est pas toujours évident de définir les actions à mettre en place pour améliorer le bien-être et favoriser le taux de satisfaction de tous. COLEG procède aux études d’impact, au pilotage de la conduite du changement et propose l’évolution des offres de service en accord avec le développement de votre entreprise.
Bénéficiez de l’expertise de COLEG pour la définition de votre plan d’action.
Déménagement d’entreprise : pourquoi faut-il anticiper un changement d’adresse ?
Lorsqu’une entreprise déménage et vient modifier son lieu de travail, elle vient impacter des indicateurs propres à son identité installés depuis de nombreuses années. Pour ne pas perturber l’organisation de l’entreprise, le changement d’adresse doit s’accompagner d’un certain nombre de démarches à réaliser en amont. L’adaptation au nouvel environnement en dépendra.
Peut-être avez-vous déjà vécu un déménagement d’entreprise ou vous vous posez la question ? Alors, cet article est écrit pour vous. Nous allons nous intéresser à l’ensemble des actions à mettre en place lorsqu’une entreprise change d’adresse. Nous évoquerons ainsi les démarches à réaliser concernant les aspects humains, contractuels et administratifs de votre entreprise en cas de déménagement.
Un changement d’adresse s’anticipe.
Si un changement d’adresse peut être perçu comme un nouveau départ pour la direction d’une entreprise, sachez que vos salariés peuvent y trouver une vraie source de stress. Un déménagement peut avoir un vrai impact sur l’organisation de votre entreprise et la vie privée de vos salariés. C’est pourquoi, informer l’ensemble de vos parties prenantes est l’action majeure du process de déménagement.
Communiquer sur la décision consiste à offrir du temps à vos salariés pour qu’ils s’organisent et acceptent l’idée. Soyez transparent sur les raisons du déménagement et donnez-leur un maximum d’informations pour qu’ils anticipent ce futur changement. N’oubliez pas d’étudier les contrats de travail et de rédiger des avenants, des modifications peuvent faire l’objet d’une mise à jour.
Informez, communiquez, soyez transparent auprès de vos équipes.
La nouvelle est tombée : votre entreprise quitte ses locaux actuels pour s’installer dans un nouvel environnement. La réflexion a été longue mais la décision de ce changement vient d’être votée. Avant d’aller plus loin, il est important de savoir que cette nouvelle aventure ne fait que commencer. Changer l’adresse postale d’une entreprise n’est pas qu’une simple étape d’un déménagement, il est essentiel d’anticiper les actions qui en découlent.
De nombreuses formalités sont nécessaires entre le moment où vous avez trouvé des nouveaux locaux et la date officielle du déménagement. Lors de ce genre de décision, la gestion de la temporalité doit être étudiée. Qu’il s’agisse d’informer les salariés, les interlocuteurs externes (clients, fournisseurs…) à l’entreprise ou mettre à jour les documents contractuels et administratifs, de nombreuses tâches sont à réaliser en amont. La notion d’anticipation est donc primordiale afin d’éviter tout désagrément causé post déménagement.
Prévenez les tiers externes à l’entreprise.
Un déménagement ne concerne pas seulement les parties prenantes internes à l’entreprise, constituées à majorité par vos salariés. Changer d’adresse postale impacte également vos clients, fournisseurs, partenaires, prestataires et les services administratifs. Il est essentiel de leur communiquer la nouvelle. Cela ne veut pas dire que vos relations devront automatiquement s’arrêter, bien au contraire. Les prévenir leur permettront d’anticiper vos futurs échanges comme la modification de vos coordonnés dans leur CRM.
N'oubliez pas de rajouter vos prestataires extérieurs dans la boucle : La Poste, agence de nettoyage, agence de sécurité… Par exemple, si vous détenez un contrat de maintenance sur une fontaine à eau présente dans vos locaux, plusieurs questions se soulèvent : Est-ce qu’un avenant au contrat ou une rupture du contrat doit-être réalisée ? Devez-vous procéder à un changement de prestataire ?
Mettez à jour vos supports de communication.
Au fil des années, vous avez créer un grand nombre de supports de communication, tous divers et variés. Avant tout changement d’adresse, il est important d’anticiper la modification de ces supports.
L’identification de votre entité doit être mise à jour pour vous permettre de maintenir une certaine visibilité et cohérence entre les informations réelles et celles communiquées.
Par exemple, on y retrouve :
- Les supports papiers : cartes de visite, brochures, catalogues produits, flyers, packaging des produits...
- Les supports numériques : présentations commerciales, signatures de mails, site internet…
- Les documents administratifs : factures, devis, brevets…
- Les supports impactant votre référencement : page Google My Business, Chambre de Commerce et d’Industrie (CCI), annuaires…
Ne craignez pas de sous-traiter.
Vous l’aurez compris, un changement d’adresse s’anticipe et nombreuses sont les tâches à réaliser. Cela peut vous demander un certain temps et des compétences dont vous ne disposez peut-être pas. C’est pourquoi il est important de bien s’entourer et s’autoriser de répartir les actions à réaliser.
COLEG accompagne votre entreprise lors de sa stratégie de déménagement en reprenant l’intégralité de la gestion des contrats de sous-traitance.
Nous communiquons avec les interlocuteurs en question et nous nous occupons des avenants. Nous nous chargeons également de faire les appels d’offres pour les nouveaux contrats de services.
Lors d’un changement d’entreprise, la coordination doit être efficace pour assurer le bon déroulement des diverses actions. C’est pourquoi COLEG vous donne l’opportunité de bénéficier d’une vraie expertise et d’un savoir faire complet dans le domaine.
Bénéficiez des compétences de COLEG pour votre déménagement d’entreprise. Contactez-nous !
Pourquoi est-il important d’intégrer les attentes et besoins de vos collaborateurs dans votre stratégie de déménagement
Lorsqu’une entreprise souhaite déménager ses locaux, il est très rare que sa décision soit prise du jour au lendemain. Dans la plupart des cas, le projet est longuement réfléchi et plusieurs facteurs sont pris en compte. Cet évènement aura un fort impact sur les conditions de travail et la vie des employés, qu’il ne faut absolument pas négliger.
Dans cet article, nous nous intéressons à l’importance qu’il faut accorder aux attentes et besoins de vos équipes dans votre stratégie de déménagement.
Déménager vos locaux aura un impact direct sur vos salariés.
Un déménagement d’entreprise peut modifier considérablement les conditions de travail de vos salariés et collaborateurs. Qui dit déménagement dit changement d’environnement. Alors, que vos équipes soit sur site depuis 8 mois ou 15 ans, une routine s’est installée. Chacun s’est familiarisé avec leur zone de confort où des habitudes se sont créées au fil du temps.
La recherche d’un futur lieu ne dépend pas seulement d’objectifs liés à la stratégie commerciale d’une entreprise. Loin de là, les habitudes de vie et de consommation de vos salariés jouent un rôle très important. Pour qu’un déménagement s’opère de la meilleure des façons, il est important de prendre en compte les besoins et attentes de chaque partie prenante, au risque de subir une baisse de leur engagement.
Modifier leur environnement de travail peut les amener à perturber leurs habitudes. Prenons l’exemple d’une entreprise dont le site est en plein cœur de la ville. Elle souhaite déménager ses locaux à 15km du centre pour s’implanter dans une zone industrielle et bénéficier d’un espace plus grand. Déménager pour avoir des bureaux plus spacieux peut être perçu comme un réel avantage. Et pourtant, ce changement représente une vraie contrainte pour des employés habitués à venir au bureau en bus, à vélo, ou à pied.
L’orientation des bâtiments ou bien le bruit dans un open-space sont des critères qui relèvent d’une grande importance aux yeux de vos salariés. Tout comme la présence de commodités à proximité du lieu de travail : salle de sport, parc pour se balader ou manger dehors, centre commercial pour faire des courses sur le temps du midi… Il est essentiel de prendre en compte les besoins et attentes des hommes et des femmes qui travaillent dans votre entreprise.
Une entreprise n’est rien sans ses collaborateurs.
Une entreprise n’est rien sans les individus qui la composent. Sa valeur augmente au fur et à mesure que les niveaux de performance et de compétences de ses salariés évoluent. Il est donc nécessaire d’accorder une importance au bien-être de l’ensemble de ses salariés et collaborateurs. Un salarié heureux est un salarié engagé, c’est pourquoi les conditions de travail dont il bénéficie jouent un rôle très important.
Un déménagement d’entreprise est un évènement qui marque la vie d’une société. C’est un projet qui s’anticipe longtemps à l’avance, qui doit faire preuve d’une organisation méticuleuse et d’un suivi en continu. Et ce, même lorsque les salariés auront rejoint leurs nouveaux locaux. C’est pourquoi, il peut arriver que vos équipes perçoivent ce changement comme une source de stress, de tension et de questionnements.
Votre rôle sera donc d’anticiper ces craintes, ce qui pourrait également vous permettre d’éviter une phase de départs due à une transformation trop brusque.
Vos équipes doivent se sentir impliquées dans le projet. Lors d’un évènement comme celui-ci, il est important de prendre le temps d’écouter vos salariés pour détecter leurs besoins et comprendre leurs attentes. L’objectif est de trouver un lieu qui correspond aux enjeux de tous et dont un environnement de travail sain est présent.
Vous l’aurez compris, une procédure de déménagement d’entreprise passe avant tout par l’étude des attentes et besoins de vos collaborateurs. La recherche d’un futur lieu doit prendre en compte les habitudes de vie et de consommation des salariés ainsi que leurs conditions de travail. Un déménagement d’entreprise peut avoir un vrai impact sur vos équipes et risque même de baisser leur taux d’engagement.
Il n’est pas toujours évident d’identifier les enjeux humains, sociétaux et environnementaux d’une entreprise. C’est pourquoi COLEG accompagne les sociétés, ses équipes et les instances représentatives du personnel (IRP) pour collecter les besoins de tous et faire évoluer le cahier des charges en conséquence.
Bénéficiez de l’expertise de COLEG pour accompagner vos collaborateurs dans les changements qui doivent être opérés face à un déménagement d’entreprise.